個人発表 座長マニュアル
2020.8.18菅野
2020.9.1 大倉
2022.8.10 池松
〔１〕はじめに
- ウェブ会議システム「Zoom」には多種多様な機能がありますが、不要なトラブルをなるべく避けるため、本マニュアルでは、あえて簡略化した操作方法のみを紹介しています。可能な限り、本マニュアルに沿って操作いただきますよう、ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
- 本マニュアルは、主にPC（Windows,Mac）の利用を念頭に置いています。タブレットやスマートフォンを利用される場合は、こちら で公開されているマニュアルを参照されることをおすすめします。なお、端末やOSによっては、資料やチャットが見づらくなる、配布資料を受信できないなどの問題が生じることが予想されます。事前の動作確認をお願いいたします。
- 本マニュアルでは、１件の発表を「セッション」と呼びます。例えば、個人発表の場合、１セッションは「発表時間20分＋質疑応答時間10分」で構成されます。
- セッションの流れをまとめた進行表を、印刷してお手元にご用意いただくとスムーズです。
- 最新版の大会プログラムは、本ポータルサイトの「大会プログラム」でご確認ください。
- 大会当日は、できるかぎり周囲が静かな環境で、安定したネットワーク回線をご使用のうえ、ご参加ください。当日使用しないアプリは終了しておくことを推奨します。
- 大会当日は、万が一の場合に連絡がとれるように、PC以外にスマートフォンなどをお手元にご用意ください。
- 無用な音声の混入や不安定なネットワークからの接続などにより、ミーティングの運用に支障があると判断される場合には、会場責任者がマイクミュートやミーティング終了などの操作を行なう可能性があります。
〔２〕座長の方へのお願い
- 本オンライン開催では、Zoomミーティングを技術的にコントロールする役割の実行委員（ホスト）を各会場に置いています。セッション開始5分前より実行委員（ホスト）によるアナウンスが始まりますので、それを受ける形で、座長の方には司会進行を進めていただけるようお願いいたします。
- 報告の当日キャンセルや接続の不具合などのトラブルも予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。
- タイムキープは原則として報告者自身に行なっていただきますが、座長の方にもタイムキープのサポートをしていただけるようお願いいたします。
- セッション予定時刻を５分過ぎても報告者が現われない場合や発表のキャンセルがあった場合は、時間を繰り上げて次の報告を始めていただき、座長の裁量で余った時間はRoom全体の討論にあてていただいても結構です。ただし「発表時間20分＋質疑応答時間10分」という一人当たりの持ち時間は変えないでください。
〔３〕Zoomの利用
- 利用する端末に、事前にZoomのアプリをインストールしておいてください。
- Zoomアプリのダウンロードはこちらから できます。
- PC用アプリの場合は「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしてください。
- Zoomは頻繁にアップデートが行なわれます。古いバージョンではミーティングに参加できない可能性がありますので、インストール済みの方も大会前に、アップデートを確認することをおすすめします。
- Zoomの「新規ミーティング」ボタンを押すと、動作確認ができます（「ひとりミーティング」状態になります）。動作確認はこちらからからもできます。
- 発表者はZoomのアカウントを作成する必要はありません。
- ハウリングを防ぐために、イヤホン・ヘッドホンならびに外付けマイクの使用を推奨します。
〔４〕アプリの更新について
- Zoomアプリの更新がお済みでない方は、事前にご確認と最新版への更新をお願いいたします。なお、今後もZoomアプリは更新される可能性があります。Zoomアプリの更新の仕方や最新版のダウンロードの仕方については、こちらのページ をご参照ください。
〔５〕会場への入室
- 当サイトで最新版の大会プログラム をご確認の上、ご担当のセッション開始25分～15分前までに、各Roomに入室するようにしてください。具体的な手順は以下のとおりです。
- まず、当サイトの大会参加者用ページ に、事前に通知された閲覧用パスワードを入力してアクセスしてください。
- 次に、参加者用ページから、ご担当のセッションがあるRoomの「入室する」ボタンをクリックしてください。Zoomアプリが自動的に起動します（「Zoomを開きますか？」といったポップアップが出た場合は「Zoomを開く」をクリックしてください）。
- 「オーディオに参加」という小さめのウィンドウが出ますので、「コンピュータオーディオのテスト」を実施して、マイクとイヤホンの状態を確認してください。そののち、「コンピュータオーディオに参加」を選択してください。
- Roomに入室後、ミーティング開始までお待ちください。
〔６〕セッションの準備
- 入室後は、画面下のメニューバーから「チャット」と「参加者」の画面を開いてください。
- 次に、座長／発表者／実行委員（ホスト）／聴講者を識別しやすいように、自分の表示名を変更してください。
- 表示名の変更方法
- 参加者リストの自分の名前にカーソルを合わせて「詳細」をクリック
- 「名前の変更」を選択
- 「座長：漢字氏名（カタカナ氏名）」に変更。表示する氏名はフルネームで表記してください。例：「座長：山田花（ヤマダハナ）」
〔７〕全画面表示とその解除
- Zoomでは報告者が画面共有を開始するとアプリが全画面表示に切り替わり、他のアプリなどが操作しづらくなる場合があります。
- 全画面表示を解除したいときは、画面上部の「オプション表示」メニュー内、または画面右上から「全画面表示の終了」をクリックしてください。キーボードのEscキーを押しても、全画面表示を解除することができます。
〔８〕マイクとビデオ
- 入室後はマイクとビデオがオフの状態になっています。もしもオンになっている場合は、オフにしてください。
- 実行委員（ホスト）からの指示を受けて、マイクとビデオをオンにしてください（普段より大きくはっきり発声することを推奨）。
- マイクのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ミュート解除」をクリック
- ミュートボタンの右隣「^」マークをクリックすると、使用するマイクとスピーカーを選択できます。
- ビデオのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ビデオの開始」をクリック
〔９〕ビューの切り替え
- Zoomでは、話している人のビデオを自動的に検知して大きく表示する「スピーカービュー」と、参加者全員のビデオが同じ大きさに見える「ギャラリービュー」があります。
- 画面右上にある「スピーカービューへ／ギャラリービューへ」というメニューをクリックすることでビューを切り替えることができます。
〔１０〕共同ホスト
- 実行委員（ホスト）が、座長を「共同ホスト」に指定します。
- 共同ホストは実行委員（ホスト）と基本的に同じ権限を持ちます。
- これは万が一、実行委員（ホスト）の接続が遮断されたときに備えるためのもので、座長の方に、共同ホストとして何らかの作業をしていただくことはありません。
- 実行委員（ホスト）の接続が遮断された場合には、予備スタッフが当該会場の実行委員（ホスト）を引き継ぎますので、ご安心ください。
〔１１〕セッションの開始
- 発表者の所属・氏名を紹介し、マイクとビデオをオンにするように発表者に指示してください。
- 発表者がマイクとビデオをオンにしたら、配布資料の有無を確認してください。資料の配布が確認できましたら、「配布資料を確認しました」とお声がけください。
- 次に、資料の画面共有をするように指示してください。聴講者が画面共有できているかどうか確認できましたら、「画面共有を確認しました」とお声がけください。
- 以上の準備が終了したら、発表者に発表を開始するように指示してください。
〔１２〕資料の配布
- 発表者が資料の配布を希望する場合は、チャット画面で電子ファイルを参加者に共有するよう指示してください。
- 配布資料は発表時間内にダウンロードするよう、聴講者に指示してください。発表終了後はダウンロードできなくなる場合があります。
- Zoomでは、後から入室した聴講者には入室前のチャットの履歴は見えない仕様になっています。ファイル共有後に入室した聴講者がいると思われる場合は、質疑応答開始前などに再度ファイルを共有するようご指示ください。
- 使用している端末やOSによっては、チャットで共有された配布資料を受信できない場合があります。
- 事務局では配布資料のファイルの保管や配布を行ないませんので、あらかじめご了解ください。
- セキュリティ上の観点から、資料配布も含めて原則としてチャットにURLを書き込まないようにご注意ください。
〔１３〕タイムキープについて
- 個人発表の発表時間は1件あたり30分です。内訳は発表20分、質疑応答10分を目安とし、全体として30分以内に収めていただきますようお願いいたします。なお、発表のキャンセルがあり、時間的余裕が生まれた場合などは、「発表時間20分＋質疑応答時間10分」という持ち時間は変えずに、全体討論の時間にあてていただくなど臨機応変なご対応をお願いいたします。（〔２〕５参照）。
- 本オンライン大会ではタイムキーパーはおりません。タイムキープは原則として発表者自身が行ないますが、座長の方にもタイムキープのサポートをお願いいたします。
- 発表終了３分前になったら、また、質疑応答の時間を過ぎてもやりとりが終わらない場合には、終了するよう発表者に伝えてください。時計やタイマーをお手元にご用意いただければ幸いです。
〔１４〕質疑応答について
- 質疑応答の時間に入っても、原則として報告者は画面共有をしたままにするよう指示してください。
- 聴講者からの質問やコメントは、質疑応答の時間にチャット画面に投稿するようアナウンスしてください。
- 座長は、質疑応答の時間に、投稿された質問やコメント（あるいはご自身の質問やコメント）を口頭で読み上げてください。その後、発表者に応答を促してください。
- 原則として、先に投稿された質問を優先して読み上げるようにしてください。
- 発表者には口頭で質問やコメントに応答するよう指示してください（チャットに投稿する必要はありません）。
4. 発表者の応答ののち、当該聴講者に対して、さらに質問やコメントがある場合はマイク
をオンにして口頭で発言するよう促してください。
5. 一連の応答が終わったら、次の質問やコメントを読み上げ、時間の許すかぎり質疑応答
を続けてください。
6. 質疑応答の時間管理は座長の裁量にお任せします。ただし、次の発表開始までに5分間
の入れ替わり時間を確保するようにしてください。
〔１５〕拍手について
- Zoomのメニューバーの「反応」をクリックすると、イラストアイコンを使って「拍手」や「賛成／いいね」の意思表示をすることができますので、適宜ご活用ください。
- 参加者全員のビデオがオフになっているときなどに「反応」ボタンが一時的に見えなくなることがあるようですが、大会の進行上「反応」メニューが使えなくても大きな支障はありませんので、そのままの状態で引き続きセッションを進めてください。
〔１６〕発表者の交代
- 質疑応答が終了したら、発表者に画面共有を停止して、マイクとビデオをオフにするよう口頭で指示してください。
- 発表者のマイクとビデオがオフになったことを確認したら、次の発表者にセッションの準備をするよう告げてください。
〔１７〕ミーティングの終了
- すべての担当セッションおよび全体討論が終了したら、その旨を口頭で実行委員（ホスト）と聴講者に伝えてください。
- そののち、メニューバーの「ミーティングを退出」をクリックしてミーティング退出後も、参加者専用ページの「参加する」ボタンクリックすれば再入室可能です。
〔１８〕座長を担当する際の注意
- イヤホンやヘッドホン、外付けマイクの使用を推奨します。
- 実行委員（ホスト）からの指示があってから、マイクとビデオをオンにします。
- 名前を「座長：座長：山田花（ヤマダハナ）」のように変更します。
- 質疑応答では、座長がチャットに投稿された質問やコメントを読み上げます。
〔１９〕トラブル時の対処
音声の不具合などのトラブルも予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。
- 技術的なトラブルが発生した場合は、実行委員（ホスト）にその旨を伝えてください。実行委員（ホスト）から対処方法の説明があります。
- 技術的なトラブルには、すべて実行委員（ホスト）が対処します。トラブルの内容によっては多少の時間がかかるかもしれませんが、慌てずにお待ちください。
- 不具合等が生じても十分なサポートができない可能性がありますこと、あらかじめご容赦ください。
〔２０〕接続が遮断された場合
- 万が一接続が遮断された場合には、参加者専用ページから当該会場への再接続を試みてください。
- 再接続がうまくいかない場合には、他の端末・回線を利用できるようでしたら、そちらから接続を試みてください。どうしても再接続できない場合には、大会ヘルプデスク（ @gmail.com）までご連絡ください。
〔２１〕マニュアルの更新
このマニュアルは、今後更新される可能性があります。
マニュアルを更新した際には、ポータルサイトでお知らせしますので、ご確認ください。
お問い合わせ先
大会実行委員会事務局： @gmail.com
ヘルプデスク： @gmail.com